Vai ter uma reunião no trabalho e está buscando meios de torná-la mais eficaz? As dicas preparadas neste artigo pela Flórida Christian University (FCU) poderão ser muito úteis para você e para a sua equipe.

Sabemos que as reuniões, sejam presenciais ou realizadas de maneira virtual, são de grande importância no funcionamento de uma organização. É através de uma reunião bem estruturada e planejada que é possível melhorar a comunicação e o relacionamento interpessoal entre os membros das equipes, entender o clima organizacional, promover colaboradores mais engajados e, consequentemente, garantir uma maior produtividade e eficiência nas tarefas desenvolvidas.

Apesar de serem muito importantes, não é difícil encontrarmos trabalhadores e líderes que têm dificuldades para lidar com o assunto. Isso porque, na maioria das vezes, suas experiências passadas não foram muito positivas. Esses funcionários, muito provavelmente, em sua trajetória profissional se depararam com reuniões desnecessárias, chatas e enfadonhas, sem um planejamento e até mesmo sem uma liderança efetiva que a conduzisse para o objetivo esperado. 

Mas a FCU não deseja que esse seja o caso da sua organização. Se só de pensar em reunir com a equipe já é motivo de medo entre todos, essa realidade precisa mudar. Afinal, as reuniões promovem o relacionamento entre os membros de uma organização independente do nível hierárquico, além de dar voz e coletar diferentes opiniões sobre um determinado assunto. O que ajuda a montar um plano de ação mais consistente e efetivo. Confira abaixo algumas dicas para lhe ajudar a organizar melhor a sua próxima reunião de “Milhões”.

1- Defina um objetivo e planeje a reunião - Antes de tudo, defina o objetivo da sua reunião. Isso ajudará a não perder tempo com reuniões desnecessárias e sem propósito;

2- Convoque apenas as pessoas necessárias - Convide para participar colaboradores que tenham relação com o tema que será discutido;

3- Solicite tarefas prévias aos participantes - A reunião será mais produtiva se algumas tarefas como, por exemplo, levantar dados importantes, forem realizadas antecipadamente; 

4- Não desvie o foco - O líder deve estar atento para não perder tempo com discussões vagas, sempre conduzindo a equipe ao objetivo proposto;

5- Elementos visuais são bem-vindos - Faça uso desses elementos para atrair ainda mais a atenção da sua audiência. 

Como anda a periodicidade, a condução e o retorno das reuniões com sua equipe? Não esqueça que uma reunião estruturada pode, além de aumentar a produtividade, evitar o desperdício financeiro e intelectual na sua equipe. Afinal, foram em boas reuniões que as grandes ideias, insights e inovações nasceram.

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Fontes de informações:

https://sinlopar.com.br/fazer-reunioes-com-seus-funcionarios/

https://www.meupositivo.com.br/panoramapositivo/reunioes-mais-produtivas/

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